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Cómo gestionar tu evento de empresa con una herramienta de ticketing

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Eventos de empresa

Utilizar una herramienta de ticketing para gestionar las inscripciones de tu evento de empresa te aporta muchas ventajas en la organización antes, durante y después del evento.

Un evento de empresa es el momento ideal para agradecer, fidelizar, celebrar un éxito, anunciar el lanzamiento de un producto, un gran cambio… ¡Sea cual sea la razón por la que celebras tu evento, la organización tiene que ser perfecta!. Utilizar una herramienta de ticketing como una plataforma de inscripción online te permite tener la gestión de los asistentes bajo control, ganar tiempo, ahorrarte gestiones, recoger datos… ¡Mucho más de lo que imaginabas!

Hoy en día, la recogida de datos mediante una herramienta de ticketing es importantísima en cualquier evento. Es mucho más fácil si puedes crear formularios personalizados con los que preguntar lo que necesites saber. Según el tipo de evento que organices, es posible que ya dispongas de los datos básicos de tus invitados. Sin embargo hay información que puede ser importante para tu empresa o para la organización del evento que puedes preguntar en el proceso de inscripción.

Una gestión fluida es fundamental para que la experiencia de tus colaboradores, patrocinadores, clientes, etc. sea la mejor. Su experiencia en tu evento quedará íntimamente ligada a tu marca. Por tanto, tienes que cuidar estos detalles que pueden pasar desapercibidos si funcionan, pero pueden hacerte mucho daño si no están bien pensados.

Existen soluciones de inscripción y venta de entradas online como Weezevent, que te dan acceso a todas los útiles que necesitas, sea cual sea tu evento de empresa. Te presentamos algunas funcionalidades de una herramienta de ticketing que te salvarán la vida:

La importancia de las inscripciones

A la hora de organizar tu fiesta de empresa, tendrás que saber el número exacto de personas que van a acudir. Utilizar para ello una plataforma de inscripción online, no sólo te permitirá obtener este dato, sino que tiene otras ventajas:

  • Un sistema de “moderación” te dará la posibilidad de gestionar las solicitudes, especialmente si estas superan en número al aforo. Así, puedes decidir cuáles son las prioritarias. Los asistentes potenciales rellenan un formulario completo y personalizado. Luego te toca a ti validarlas y enviar la invitación o comunicarles el rechazo de su solicitud. Es una forma muy práctica de gestionar entradas gratuitas, VIPs, acreditaciones de prensa…
  • Con los formularios personalizados puedes recoger los datos que necesites. Asegúrate de preguntar lo que necesitas saber para aceptar o rechazar solicitudes. Hazte con una buena base de datos de contactos o actualiza la que ya tienes.
  • ¿Tu fiesta es un éxito pero el aforo es limitado y no quieres hacer una moderación de las solicitudes? También puedes establecer cupos, limitando de forma automática el número de inscritos posibles.

Inscripciones sin salir de tu universo

Tu evento empieza mucho antes del día de su celebración, también para tus invitados. Por eso, es importante que se sumerjan en el universo del mismo, en todos los puntos de contacto que tienes con ellos antes del evento. Contar con una página web o microsite dedicado en exclusiva al evento es una muy buena idea. ¡Y más aún si el proceso completo de inscripción se hace sin redirecciones fuera de esta web!

¿No tienes página web del evento? Con tu plataforma de inscripción, dispondrás de forma gratuita de un microsite. Sólo para tu evento y a tu imagen. Una forma sencilla pero completa de dar a conocer tu evento. ¿Quieres que sólo tus invitados tengan acceso? ¡Ponle una contraseña y consigue así un microsite privado y exclusivo!. Tus invitados podrán acceder rápidamente a toda la información importante sobre tu evento e inscribirse.

¡Personalízalo con imágenes, invitaciones originales, archivos para descargar, mapa de localización… y facilita la vida a los asistentes!

¿Ya dispones de página web del evento o prefieres que tus invitados se inscriban directamente en la web de tu empresa? Integra el widget de inscripción donde quieras.

La invitación, que servirá como entrada, también forma parte de los elementos que sumergen al invitado en tu universo y alimentan la emoción de lo que les espera. Personalízala a tu imagen e incluye también información práctica sobre cómo llegar, etc.

Entrada-Evento

Ten los accesos bajo control

¡Sólo los inscritos pueden asistir a tu evento! Por eso, será necesario que controles el acceso de los asistentes al evento mediante este tipo de herramientas de ticketing.

Si se trata de una fiesta pequeña, puede ser suficiente con imprimir una lista de control en papel. Pero para eventos más grandes (¡o para simplificar aún más los pequeños), un código QR en la invitación-entrada te facilitará mucho la vida: se escanean y validan las entradas rápidamente y puedes sacar estadísticas sobre lo que ha ocurrido. Existen soluciones de control de acceso que se adaptan a eventos de todos los tamaños. ¡Incluso soluciones gratuitas muy completas!

La organización de un evento de empresa implica mucho tiempo, trabajo y la gestión de muchas tareas al mismo tiempo. Por eso, es importante que te ayudes con herramientas prácticas, sencillas de configurar y que te han la vida más fácil como organizador.

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