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Cómo gestionar tu evento de empresa con una herramienta de ticketing

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Utilizar una herramienta de ticketing para gestionar las inscripciones de tu evento de empresa te aporta muchas ventajas en la organización antes, durante y después del evento.

Un evento de empresa es el momento ideal para agradecer, fidelizar, celebrar un éxito, anunciar el lanzamiento de un producto, un gran cambio… ¡Sea cual sea la razón por la que celebras tu evento, la organización tiene que ser perfecta!. Utilizar una herramienta de ticketing como una plataforma de inscripción online te permite tener la gestión de los asistentes bajo control, ganar tiempo, ahorrarte gestiones, recoger datos… ¡Mucho más de lo que imaginabas!

Hoy en día, la recogida de datos mediante una herramienta de ticketing es importantísima en cualquier evento. Es mucho más fácil si puedes crear formularios personalizados con los que preguntar lo que necesites saber. Según el tipo de evento que organices, es posible que ya dispongas de los datos básicos de tus invitados. Sin embargo hay información que puede ser importante para tu empresa o para la organización del evento que puedes preguntar en el proceso de inscripción.

Una gestión fluida es fundamental para que la experiencia de tus colaboradores, patrocinadores, clientes, etc. sea la mejor. Su experiencia en tu evento quedará íntimamente ligada a tu marca. Por tanto, tienes que cuidar estos detalles que pueden pasar desapercibidos si funcionan, pero pueden hacerte mucho daño si no están bien pensados.

Existen soluciones de inscripción y venta de entradas online como Weezevent, que te dan acceso a todas los útiles que necesitas, sea cual sea tu evento de empresa. Te presentamos algunas funcionalidades de una herramienta de ticketing que te salvarán la vida:

La importancia de las inscripciones

A la hora de organizar tu fiesta de empresa, tendrás que saber el número exacto de personas que van a acudir. Utilizar para ello una plataforma de inscripción online, no sólo te permitirá obtener este dato, sino que tiene otras ventajas:

  • Un sistema de “moderación” te dará la posibilidad de gestionar las solicitudes, especialmente si estas superan en número al aforo. Así, puedes decidir cuáles son las prioritarias. Los asistentes potenciales rellenan un formulario completo y personalizado. Luego te toca a ti validarlas y enviar la invitación o comunicarles el rechazo de su solicitud. Es una forma muy práctica de gestionar entradas gratuitas, VIPs, acreditaciones de prensa…
  • Con los formularios personalizados puedes recoger los datos que necesites. Asegúrate de preguntar lo que necesitas saber para aceptar o rechazar solicitudes. Hazte con una buena base de datos de contactos o actualiza la que ya tienes.
  • ¿Tu fiesta es un éxito pero el aforo es limitado y no quieres hacer una moderación de las solicitudes? También puedes establecer cupos, limitando de forma automática el número de inscritos posibles.

Inscripciones sin salir de tu universo

Tu evento empieza mucho antes del día de su celebración, también para tus invitados. Por eso, es importante que se sumerjan en el universo del mismo, en todos los puntos de contacto que tienes con ellos antes del evento. Contar con una página web o microsite dedicado en exclusiva al evento es una muy buena idea. ¡Y más aún si el proceso completo de inscripción se hace sin redirecciones fuera de esta web!

¿No tienes página web del evento? Con tu plataforma de inscripción, dispondrás de forma gratuita de un microsite. Sólo para tu evento y a tu imagen. Una forma sencilla pero completa de dar a conocer tu evento. ¿Quieres que sólo tus invitados tengan acceso? ¡Ponle una contraseña y consigue así un microsite privado y exclusivo!. Tus invitados podrán acceder rápidamente a toda la información importante sobre tu evento e inscribirse.

¡Personalízalo con imágenes, invitaciones originales, archivos para descargar, mapa de localización… y facilita la vida a los asistentes!

¿Ya dispones de página web del evento o prefieres que tus invitados se inscriban directamente en la web de tu empresa? Integra el widget de inscripción donde quieras.

La invitación, que servirá como entrada, también forma parte de los elementos que sumergen al invitado en tu universo y alimentan la emoción de lo que les espera. Personalízala a tu imagen e incluye también información práctica sobre cómo llegar, etc.

Entrada-Evento

Ten los accesos bajo control

¡Sólo los inscritos pueden asistir a tu evento! Por eso, será necesario que controles el acceso de los asistentes al evento mediante este tipo de herramientas de ticketing.

Si se trata de una fiesta pequeña, puede ser suficiente con imprimir una lista de control en papel. Pero para eventos más grandes (¡o para simplificar aún más los pequeños), un código QR en la invitación-entrada te facilitará mucho la vida: se escanean y validan las entradas rápidamente y puedes sacar estadísticas sobre lo que ha ocurrido. Existen soluciones de control de acceso que se adaptan a eventos de todos los tamaños. ¡Incluso soluciones gratuitas muy completas!

La organización de un evento de empresa implica mucho tiempo, trabajo y la gestión de muchas tareas al mismo tiempo. Por eso, es importante que te ayudes con herramientas prácticas, sencillas de configurar y que te han la vida más fácil como organizador.

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Las invitaciones más originales para eventos de empresa

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Si deseas realizar invitaciones más originales para los próximos eventos de tu empresa, te recomendamos que elijas un diseño flexible que se adapte a ti y a tu marca empresarial. Para ello, deberás tratar de ser lo más claro posible y dirigirte siempre con un lenguaje corporativo pero muy fresco.

De igual manera, deberás atraer a tus trabajadores, clientes, y público en general, en caso de que la actividad sea el lanzamiento de un nuevo producto, o el de un servicio que quieras dar a conocer. Ciertamente, es allí donde las tarjetas juegan de nuevo su papel fundamental, puesto que se trata de convencer a una determinada población.

Primero, escoge el diseño de las invitaciones más originales a tu disposición, o mucho mejor, créalo tu mismo, e impacta en todos los eventos de tu empresa. Segundo, estas las podrás realizar online o en papel. Todo dependerá de tu preferencia y sobre todo del público al que vaya dirigido el evento.

¿Invitaciones online o en papel?

A diferencia de las tarjetas tradicionales hechas en papel, las invitaciones online te permitirán conocer si el destinatario ha recibido la información, y si desea o no asistir a tu evento. Además, es una vía más inmediata al momento de hacer una invitación o modificar detalles de la misma gracias a la rapidez de las vías de comunicación modernas.

Hablemos de color, logo y tipografía

Definitivamente, las invitaciones son más originales en cuanto a eventos de empresa, cuando son personalizadas, es decir, se adaptan a tu logo, los colores y la tipografía son llamativos, y lo más importante de todo, es que el contenido sea muy fácil de leer. Recuerda, a veces menos es más.

Por otro lado, en caso de que tu evento sea corporativo, te recomendamos las tarjetas más sobrias o elegantes. Para ello, suele emplearse una paleta de grises, o comúnmente negro con dorado. En otros casos, suele emplearse únicamente tonalidades pastel.

Sin embargo, no podemos dejar de lado las invitaciones para fiestas, bien sea cumpleaños del personal de la organización, aniversario de la empresa, navidades, entre otros eventos, las cuales suelen incluir alguna imagen alusiva a la temática de dicha celebración, y muchos colores variados.

¿Tarjetas horizontales o verticales?

Cabe señalar, que te recomendamos las invitaciones en forma vertical, ya que hay una mejor distribución del espacio. Las medidas las escoges a tu preferencia, pero procura que no sea una tarjeta demasiado grande o se perderá totalmente la sutileza del diseño.

Normalmente, las letras de los títulos suelen ser mucho más grandes en comparación con las del resto del texto. Y por lo general se escriben en cursiva. Por otro lado, utiliza al menos dos colores ¡No te cohíbas de jugar con tu creatividad! También te recomendamos que explores los diferentes tipos de letras y espaciados.

¿Quieres diseñar invitaciones más originales para los eventos de tu empresa?Pues la calidad de la imagen deber ser lo más perfecta posible, así como la tipografía. Lo más importante, no saturar la vista de los invitados con demasiadas palabras, ya que esto suele aburrir.

Datos imprescindibles que deben contener las invitaciones originales para eventos de empresa

El encabezado de la tarjeta de invitación debe mostrar quién invita al evento a realizarse, e incluir el logotipo de la empresa o algo que la identifique rápidamente. De manera similar, indicar el nombre de la persona destinataria de la invitación o el grupo al que va dirigida. Por supuesto, todo esto con un debido trato de cortesía.

Asimismo, debe aparecer en la invitación de forma clara y concisa, el motivo por el cual se invita. Tus invitados deberán conocer a qué van al sitio o dicho de una mejor manera,  al evento al que le invitas.

Es imprescindible indicar claramente la fecha, la hora y la dirección del lugar donde el invitado tiene que presentarse. Algunas invitaciones auténticas suelen añadir tipo de vestimenta como una sugerencia para los invitados.

Algún plus que podrás añadir a tus tarjetas de invitación corporativas

Las indicaciones adicionales, hacen tus invitaciones más originales para los eventos de tu empresa ya que otorgan un plus a tu marca, así que añadir un plano con explicaciones sobre cómo llegar al recinto será un éxito total.

Del mismo modo, otro plus que hará de tus invitaciones algo más originales para los eventos de tu empresa es añadir links con material de apoyo de temas a tratar en el evento, con la finalidad de que tus invitados tengan una mínima noción.

Lo más importante, crea invitaciones tan originales que nadie las pueda ignorar. Desde eventos corporativos, foros, convenciones, lanzamiento de productos y servicios, tus tarjetas deberán ser las mejores.

Olvídate de esas invitaciones aburridas que ya nadie lee porque no son realmente interesantes. Escoge la plantilla que más te guste y personaliza la información, las imágenes, los colores e incluso la tipografía.

Posiciona tus invitaciones originales para eventos de empresa en las redes

Ciertamente, suele ocurrir en las redes sociales, que apenas ves una tarjeta, poster, o flyer como invitación, identificas rápidamente de qué empresa, compañía o marca se trata. Sin duda, esto representa un éxito para tu marca personal. Por ejemplo, el branding de tu corporación.

¿Tienes una idea increíble en cuanto a invitaciones originales? Siéntete libre de escoger y crea un diseño desde cero, que se parezca lo más que se pueda a tu estilo y personalidad, y simplemente hazlo realidad. Posteriormente, utiliza “hashtags” ¡Y a posicionarte!

En conclusión, en cuestión de minutos podrás tener las invitaciones originales para los eventos de tu empresa. Personalizadas de tal manera que todos tus invitados querrán asistir a tu evento, o al menos quedarán impresionados al ver un diseño tan diferente al de los demás.

¿Eres fanático de los afterwork?

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Como elegir el catering para tu evento de empresa

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Cuando hablamos de catering en un evento de empresa, se hace referencia a corporaciones especializadas. Estas se encargan de organizar, presentar, ofrecer y servir platos de todo tipo de gastronomía en eventos profesionales. Esto puede partir desde un sencillo desayuno, hasta un servicio completo, estilo restaurante con meseros.

Hay características que debes tener en cuenta al momento de elegir un servicio de calidad. Existen varios tipos de servicios de catering para evento de empresa. Es necesario que determines cuál es el que quieres implementar. Otra de las cosas importantes, es que tienes que visitar los lugares donde sea posible realizar tu evento.

También puedes hacer una prueba de catering antes de la celebración. De los camareros, así como de las doncellas. Debes personalizarlo y dar a conocer la identidad que quieres. El estilo y carácter, en el desarrollo de tu evento, son de tu elección. El personal debe tener gran experiencia y mucha responsabilidad ya que cada acción lo amerita.

Es necesario que junto al equipo contratado afinen cada detalle, para que todo fluya de la mejor forma. La atención debe ser de primera para que tus invitados se sientan a gusto mientras se lleva a cabo tu celebración. De eso depende el éxito que esperas obtener.

¿Qué debe ofrecer el catering al evento de tu empresa ?

Para ser un buen servicio, debe incluir en su itinerario solo lo mejor en cuanto a calidad se refiere. Debe incluir la comida, la bebida, la mantelería, los cubiertos y hasta el servicio del chef. También debe tener el personal de limpieza luego de dar por terminado el agasajo. Además de una excelente atención, lo que es un factor indispensable en esta clase de actividades.

Por concepto, esta acción es la prestación de un servicio profesional externo, que se encarga de servir la comida en grandes reuniones. En la actualidad, se han ampliado sus funciones. Pues ahora se realiza toda la organización de cualquier banquete o fiesta que te propongas a realizar previamente a la fecha pautada.

También puedes escoger los mejores cócteles nacionales e internacionales. El personal contratado se hará cargo de la distribución de los invitados de acuerdo a lo que tu sugieras. Dicho personal debe estar atento a cualquier necesidad que pueda presentarse de imprevisto para una mayor satisfacción de los presentes.

Hay muchas compañías que tienen esto como objeto. Las cuales logran que las celebraciones efectuadas por las empresas se lleven a cabo organizadamente y con gran éxito. También entre sus servicios está la decoración, la cual es una de las cosas de más exigencia para que tu reunión tenga muy buen aspecto.

Existen varios tipos de catering

Hay varias presentaciones. No solo existe el catering para evento de empresa, aunque este es el más común.También existen muchos más, los cuales son usados frecuentemente. Este servicio facilita el llevar a cabo cualquier tipo de evento que quieras realizar. Entre los más importantes están:

Miniplatillos y pasabocas: son pequeños platillos muy fáciles de servir. Aunque laboriosos de preparar por ser tan pequeños. Estos deben poder comerse sin cubiertos. Son servidos en pequeñas cucharas orientales, minicanoas, minibrochetas. Los ofrecen los mesoneros. Están dirigidos a ambientes informales y eventos profesionales.

Almuerzos empaquetados: son prácticos almuerzos servidos en bandejas desechables. Por lo general, consisten en sándwich, papas fritas, frutas y postre. También se incluye alguna bebida, como refrescos o jugos embotellados. Este tipo de almuerzo, se entrega en el lugar escogido por el cliente. Se ofrece como comida rápida lo que exige puntualidad y eficiencia en la entrega.

Comida tipo bufé: es una comida con autoservicio. Donde el propio comensal se sirve los alimentos. Hay un área del evento destinada para tal fin. Con mesas ubicadas de tal forma que los comensales puedan circular. Generalmente, está integrado por dos o más variedades de platillos por clase, es decir, variedad de entradas, principales, ensaladas y contornos.

¿Por qué es importante contratar el servicio de catering para evento de empresa?

Este servicio es muy importante para que realices la actividad que estás planeando de la mejor forma. Es la opción ideal que tienes para que tus invitados se asombren y queden a gusto con la programación y la atención en tu evento. Ya que si estás en busca de clientes, esta es es la mejor forma de atraerlos y de fidelizar los existentes.

Cada vez son más las corporaciones que tienen como objeto la prestación del servicio de catering para el evento de una empresa. Y a todo tipo de actividades que lo amerite, ya que es de gran relevancia para que los programas implementados se lleven a cabo con total éxito en cada paso.

Está comprobado que los eventos en los cuales se ha contratado este servicio, se llevaron a cabo con el éxito esperado por sus anfitriones. Si ya sabes cuál es la importancia que tiene esta acción para tu actividad, y sabes la buena influencia que ofrece, entonces no dejes de usarlo en las próximas oportunidades.